接待および贈答に関する企業方針

1. はじめに

ComponentSource Groupは、その活動の適正性に対する信頼と確信が、継続的な成功と成長に不可欠であると認識しています。顧客、供給業者、従業員および一般社会がComponentSourceに抱く信頼と確信を醸成するためには、Company、その従業員および代理人が、常に適切かつ誠実に行動し、そのように見られることが重要です。

この企業接待および贈答品方針は、以下を目的としています。

1. Companyの評判を保護すること;
2. 不正行為の आरोपから従業員を保護すること;
3. すべての顧客および供給業者を平等に取り扱うことを確保すること;
4. 従業員の私的利益と職務上の義務との間に生じ得るあらゆる利益相反を回避すること;
5. Companyに強固な反腐敗文化を根付かせ、関連するすべての贈賄防止法令の遵守をさらに進めるため、贈答品および接待の監視プロセスを整備すること。

従業員は、本方針に含まれるいかなる内容にもかかわらず、贈答品または接待の申し出を受け入れることの可否や適切性に疑義がある場合には、その申し出を辞退すべきであることに留意してください。Companyの評判を損なうおそれのあるものは、決して受け入れてはなりません。

2. 接待

1. 本方針における「企業接待」とは、第三者がCompanyの従業員に提供する宿泊、娯楽その他の接待のいかなる形態も含み、その従業員がCompanyの代表としての地位にあることを理由としてのみ、または主としてその理由で提供されるものをいいます。これは、以下b項で特定される接待の類型を除きます。
2. 本方針の目的上、また明確化のため、以下は通常、企業接待とはみなされず、受領前の承認も必要ありません。
   1. 通常の業務上の昼食、または業務訪問中に提供される飲み物や軽食;
   2. Companyが承認したセミナー、会議その他の外部イベントに参加する従業員に対して提供される接待。ただし、その接待が参加者全員に提供される場合に限る;
   3. Company負担の出張中に付与される、頻繁な出張者向け制度から得られる利益;
   4. 無料のセミナー、講演、ワークショップ。ただし、参加者全員に無料で提供され、Companyの従業員のみに提供されるものではない場合に限る。
3. すべての従業員は、申し出を受けたあらゆる形態の企業接待を受け入れる前に、承認を取得しなければなりません。承認は、上司から、または企業接待の価値が名目的な額を超える可能性がある場合にはCEOから得る必要があります。
4. CompanyまたはCompanyの従業員に対して申し出られたすべての企業接待について、Registerへの記載のため、正確な記録を保持しなければなりません。いかなる形態の企業接待の申し出を受けた従業員も、実務上合理的に可能な限り速やかに、以下を記録しなければなりません。
   1. 申し出られた接待の内容;
   2. 当該接待のおおよその価値;
   3. 拒否されたか、受諾されたか;
   4. 受諾した場合、その理由;
   5. 誰から事前承認を得たか。

3. 贈答品の受領

1. 低額であり、単なる記念品にすぎない贈答品（販促用のペン、カレンダー、文房具など）を除き、ComponentSourceの従業員は、Companyに関係する顧客、供給業者、その他の第三者から金銭または贈答品を受け取ることはできません。
2. ComponentSourceは、贈答品を辞退することが、例外的な場合には大きな不快感や困惑を招くことがあると認識しています。そのような場合、その贈答品は受け取ったうえで、後にCompanyが選定する慈善団体へ寄付するか、（食品または飲料の形態である場合は）同僚と分け合うことができます。
3. 実務上可能な場合、贈答品を受け取ろうとする従業員は、まず上司の承認を求めるべきです。事前承認を得ることが実務上困難な場合は、受領した従業員が、贈答品を受け取った後できるだけ速やかに上司へ通知しなければなりません。
4. 第三者からCompanyまたはCompanyの従業員に対して行われたすべての贈答品の申し出について、正確な記録を保持しなければならず、「Hospitality and Gifts Register」（以下「Register」）に保管しなければなりません。単なる記念品ではない贈答品の申し出を受けた従業員は、実務上合理的に可能な限り速やかに、以下を記録しなければなりません。
   1. 申し出られた贈答品の内容;
   2. 申し出られた贈答品の価値の見積り;
   3. 拒否されたか、受諾されたか;
   4. 受諾した場合、その理由;
   5. 事前承認を得たかどうか、得ている場合は誰からか; および
   6. 誰に寄付されるか（以下の4d項参照）。

4. Hospitality and Gifts Register

1. RegisterはCFOが保管します（この目的において「Registrar」）。
2. 贈答品または接待のすべての申し出は、Registrarから入手できるRegister Entry Formに記録しなければなりません。Register Entry Formは、Registrarに返送する前に、従業員が署名し、上司が副署名しなければなりません。
3. Register Entry Formは、実務上合理的に可能な限り速やかに記入し、贈答品または接待の申し出から5営業日以内にRegistrarに提出しなければなりません。
4. Companyまたはその従業員の一人が受領した贈答品が、Registerへの該当記載が行われる時点までに寄付されていない場合があることが想定されます。そのような場合は、寄付が行われた日から5営業日以内にRegisterを更新しなければなりません。

5. 本方針の違反

1. 本方針の遵守は、Companyおよびその従業員の評判を保護するために不可欠です。本方針またはその原則に違反したと認められた従業員または関係者は、懲戒処分の対象となる場合があり、違反が重大な不正行為に該当する場合には即時解雇を含みます。
2. 贈賄または収賄、あるいは外国公務員への贈賄を行ったと認められた従業員または関係者は、刑事訴追を受ける可能性があります。贈賄で有罪と認定された者は、科される法的制裁に加え、損失、裁判費用、経費などの関連する是正費用についても責任を負います。

CSHGP 10/2025