内部通報ポリシー

当社は、誠実かつ高い倫理性をもって事業を遂行することに尽力しており、すべての従業員に対し、当社の行動規範に従って高い基準を維持することを求めます。ただし、すべての組織には、時に物事がうまくいかなくなるリスク、または違法もしくは非倫理的な行為を知らず知らずのうちに抱え込んでしまうリスクがあります。そうした状況の発生を防止し、また発生した場合に対処するためには、開かれた姿勢と説明責任の文化が不可欠です。

また、従業員は、その職務を適切に遂行する過程で、機密性のある情報にアクセスしたり、接触したりすることがあります。雇用条件には、職務を適切に遂行する場合を除き、そのような機密情報をいかなる形でも開示または使用することを禁じる旨が定められています。ただし、法令により、従業員は一定の情報について「保護された開示」を行うことが認められています。保護されるためには、開示は特定の事項に関するものであり、かつ適切な方法で行われなければなりません。内部通報に関する保護は、開示を行う従業員が合理的に信じるところにより公益に資するとされる開示に限定されます。

1. 方針の目的

この方針の目的は以下のとおりです:

1. 従業員が疑わしい不正行為をできるだけ早く報告することを促し、その懸念が真剣に受け止められ、適切に調査され、かつ秘密保持が尊重されることを周知すること。
2. そのような懸念をどのように申し立てるかについて、従業員に指針を提供すること。
3. たとえ結果的に誤りであったとしても、報復を恐れることなく、善意で真実の懸念を申し立てられるように従業員を安心させること。

2. 内部通報とは何か？

1. 内部通報とは、職場における疑わしい不正行為または危険に関する情報の開示です。これには以下が含まれる場合があります:
   1. 犯罪行為;
   2. 司法の誤り;
   3. 健康および安全への危険;
   4. 環境への損害;
   5. 法的義務または規制要件への不遵守;
   6. 金融詐欺または不正管理;
   7. 当社の行動規範を含む社内方針および手順への違反;
   8. 当社の評判に重大な悪影響を及ぼす可能性のある行為;
   9. 機密情報の無断開示;
   10. 上記の事項の故意の隠蔽。
2. 内部通報者とは、上記のいずれかに関する真摯な懸念を善意で申し立てる者をいいます。疑わしい不正行為または当社の活動に影響する危険に関して真摯な懸念（内部通報に関する懸念）がある場合は、この方針に基づいて報告してください。
3. この方針は、職場でどのように扱われたかといった、ご自身の個人的事情に関する苦情には使用しないでください。そのような場合は、適切に苦情処理手続またはハラスメント・いじめ防止方針を利用してください。
4. 何かがこの方針の適用範囲内かどうか不明な場合は、CFO に秘密厳守で助言を求めてください。

3. 内部通報の申し立て

1. 多くの場合、直属のManagerに懸念を申し立てることができることを望みます。ご希望であれば、対面で伝えても、書面で伝えても構いません。Managerは、懸念を迅速かつ効果的に解決する方法について合意できる場合があります。ただし、事案がより重大である場合、直属のManagerが懸念に対応していないと感じる場合、その他の理由でManagerに申し立てたくない場合は、CFO または CEO に連絡してください。
2. 懸念について話し合うため、できるだけ早く会議を設定します。この方針に基づくいかなる会議にも、同僚を同伴できます。同伴者は、開示内容およびその後の調査に関する秘密保持を尊重しなければなりません。
3. 当社は、懸念の書面による要約を作成し、会議後にその写しをお渡しします。また、当社がその事案をどのように扱う予定であるかの概要をお伝えするよう努めます。

4. 秘密保持

1. 従業員がこの方針のもとで内部通報の懸念を率直に申し立てられることを望みます。ただし、懸念を秘密裏に申し立てたい場合、当社はその身元を厳重に秘匿するためにあらゆる努力をします。懸念を調査する者があなたの身元を知る必要がある場合は、そのことについてあなたと協議します。
2. 当社は、従業員が匿名で開示することを推奨しません。追加情報をあなたから得られない場合、適切な調査がより困難になる、または不可能になることがあります。また、申し立てが信頼できるものであり、善意で行われたかどうかを確認することもより困難になります。身元が明らかになることで報復を受ける可能性を懸念する内部通報者は、CFO とその懸念を協議し、その後、秘密保持を維持するための適切な措置を講じることができます。

5. 外部への開示

1. この方針の目的は、職場における不正行為について、報告、調査、是正を行うための社内の仕組みを提供することです。ほとんどの場合、外部の誰かに知らせる必要はないはずです。
2. 法は、状況によっては、規制当局などの外部機関に懸念を報告することが適切であると認めています。報道機関に知らせることが適切となることは、あったとしても極めてまれです。外部の誰かに懸念を報告する前に、必ず助言を求めることを強くお勧めします。
3. 内部通報に関する懸念は通常、当社従業員の行為に関係しますが、顧客、供給業者、またはサービス提供者など第三者の行為に関係する場合もあります。法は、合理的にその懸念が主として当該第三者の行為、または法的にその第三者の責任である事項に関係すると信じる場合、善意でその第三者に懸念を申し立てることを認めています。ただし、そのような懸念はまず社内で報告することをお勧めします。指針については、直属のManagerまたは CFO に連絡してください。

6. 調査と結果

1. 懸念を申し立てた後、当社は調査の範囲を判断するための初期評価を行います。当社は、その評価結果をお知らせします。さらなる情報を提供していただくため、追加の会議への出席を求めることがあります。
2. 場合によっては、調査経験や対象事項に関する専門知識を有する従業員を含む調査担当者または調査チームを任命することがあります。調査担当者は、将来の不正行為リスクを最小限に抑えられるよう、変更に関する提言を行う場合があります。
3. 当社は、調査の進捗状況および想定される所要期間について、できる限りお知らせするよう努めます。ただし、秘密保持の必要性により、調査の詳細や、その結果として取られた懲戒処分について具体的にお伝えできない場合があります。調査に関するいかなる情報も秘密情報として扱ってください。
4. 内部通報者が、悪意をもって、悪意のない善意ではなく、または個人的利益を目的として虚偽の申し立てを行ったと当社が判断した場合、その内部通報者は懲戒処分の対象となります。

7. ご不満がある場合

1. 当社は、常にご希望の結果を保証できるとは限りませんが、懸念に対して公正かつ適切に対処するよう努めます。この方針を利用することで、その実現にご協力いただけます。
2. 懸念の扱い方に満足できない場合は、CFO に申し立てることができます。あるいは CEO に連絡することもできます。

8. 内部通報者の保護と支援

1. 内部通報者が、場合によっては起こり得る影響を心配するのは理解できます。当社は、率直さを促進することを目的としており、この方針のもとで善意により真摯な懸念を申し立てた従業員を支援します。たとえ結果的に誤りであったとしても同様です。
2. 従業員は、善意で懸念を申し立てたことを理由に、不利益な取扱いを受けてはなりません。不利益な取扱いには、解雇、懲戒処分、脅し、その他懸念の申し立てに関連する不利な取扱いが含まれます。そのような取扱いを受けたと思われる場合は、直ちに CFO に知らせてください。事案が是正されない場合は、当社の苦情処理手続を用いて正式に申し立ててください。
3. 従業員は、いかなる方法でも内部通報者を脅したり、報復したりしてはなりません。そのような行為に関与した者は、懲戒処分の対象となります。

CSWBP 10/2025